Tecnología en los sistemas productivos

Generalmente asociamos el concepto de tecnología con el diseño de productos y el proceso de fabricarlos. Pensamos, por ejemplo, en nuevas herramientas, maquinaria, materiales, etcétera.

Lo cierto es que no se suele asociar el concepto de tecnología con las empresas de servicios, con los comercios y, mucho menos, con la forma de administrar un negocio.

La tecnología en los procesos administrativos tiene que ver con la forma en que se lleva a cabo la operación cotidiana del negocio. Los procesos administrativos del negocio incluyen, entre los elementos más importantes, los siguientes:

  • La forma de planear y llevar a cabo los objetivos y estrategias establecidos.
  • Los procedimientos que utiliza la dirección general para comunicarse con el personal, asignarle responsabilidades, evaluar y premiar o sancionar su desempeño.
  • Los diversos sistemas de información y la forma de procesar esta última.
  • Los procedimientos contables y financieros: procesos de facturación y cobro, decisiones de inversión y financiamiento.

La tecnología es aplicable a todos estos procedimientos administrativos. La tecnología es una habilidad, una forma de hacer las cosas eficientemente y, en este sentido, cualquier procedimiento utilizado por la empresa es susceptible de perfeccionamiento.

Muchas empresas desarrollan un sinnúmero de sistemas y procedimientos para facilitar el trabajo administrativo rutinario. En realidad, esta labor es realizada por personas específicas que trabajan en esas áreas del negocio y, por tanto, conocen muy bien cada una de las actividades.

En ésta, como en muchas otras áreas, es muy importante que los directivos promuevan la atmósfera, el ambiente propicio para que surja la innovación por parte de los empleados.

La tecnología, en el área de producción de la empresa, abarca diversos ámbitos: existe tecnología en las materias primas necesarias para la fabricación, en la maquinaria y equipo necesario para ésta; existe tecnología en el proceso mismo de fabricación; existe tecnología en la forma de llevar los inventarios, en el empaque y etiquetado del producto.

Todo producto o proceso contiene una tecnología específica en las diferentes fases del ciclo de vida de éstos. El ciclo de vida de un producto es el conjunto de etapas por las que pasa: todo producto introducido al mercado pasa por una etapa de crecimiento (en donde aumenta, cada vez más, el volumen de ventas y la utilidad generada), de madurez (las ventas se estabilizan por la entrada de competidores y las utilidades disminuyen), y una etapa final de declinación (el producto es retirado del mercado).

Al igual que los productos y procesos, las tecnologías tienen su propio ciclo de vida. En general, existen tres tipos de tecnología asociados con este ciclo.

La tecnología base es la que atraviesa por una etapa de madurez en su ciclo de vida. Esta tecnología ha sido probada en el mercado y, además, es utilizada por todos los competidores del mercado; la tecnología base es aquélla que ha alcanzado su punto más alto en aceptación y uso generalizado por parte de las empresas del sector.

Estas empresas compiten entre sí a partir de elementos tales como precio, servicio posventa, atención al cliente, no compiten entre sí a partir de la tecnología porque se supone que todos ellos la poseen, ya sea por haberla desarrollado internamente o por haberla adquirido.

La tecnología en el servicio y en la comercialización

El servicio al cliente y la comercialización de los productos o servicios del negocio son el vínculo entre éste y la clientela. Los procedimientos administrativos y los procesos de producción están un poco aislados de lo que ocurre en el mercado.

Corresponde al área encargada de la comercialización, no sólo mantener el contacto con el cliente para detectar sus necesidades sino informar al resto de la empresa de lo que está ocurriendo en el mercado.

El área encargada de la comercialización y servicio al cliente puede desarrollar diferentes tecnologías para cada una de las siguientes actividades:

  • Conocer y monitorear las necesidades de los clientes.
  • Evaluar las formas de distribución y venta de los productos.
  • Conocer y monitorear la calidad en el servicio al cliente.
  • Comunicar al resto del negocio lo que está ocurriendo en el mercado.

Qué hacer para fomentar la innovación

Desarrolla en tus empleados un sentimiento favorable hacia el cambio a través de charlas informales o juntas formales, debes convencer a tus empleados de que el cambio es benéfico para el negocio y, por ende, para ellos.

Algunos de los elementos que pueden ayudarte a lograr esta actitud hacia el cambio es hacer que los empleados participen más en la toma de decisiones y, sobre todo, garantizarles que su empleo no estará amenazado si se realizan cambios en el negocio.

Anímalos a aportar nuevas ideas. La actitud del director y del resto del personal hacia las nuevas ideas debe ser de apertura y aceptación, independientemente de que dichas ideas sean buenas o malas.

Esto no significa que debas aceptar cualquier idea que te propongan; significa que tu actitud hacia las diferentes propuestas debe ser de disposición a escuchar y a discutir dichas ideas. Esto implica tiempo de tu parte; debes reservar y dedicar una parte de tu tiempo para escuchar y discutir las propuestas que hacen tus empleados.

Cuando los empleados tienen la posibilidad de intercambiar opiniones y puntos de vista entre ellos, se genera un flujo de información y de nuevas ideas que es discutido y compartido por todos.

Para lograrlo, es conveniente que realices tú algunas reuniones iniciales para que se conozcan los empleados y te conozcan a ti. Del resto se encargarán ellos mismos.

Se tolerante con el fracaso, un director efectivo es aquél que acepta el hecho de que, en ocasiones, a pesar de haber invertido suficientes recursos en una innovación, ésta resulta un fracaso.

La actitud del director ante una situación como ésta debe ser de aceptación y tolerancia, de otra manera inhibirá futuras propuestas.

Proporciona a tus empleados objetivos claros y libertad para lograrlos. Los miembros de la organización deben tener una guía o dirección hacia la cual encauzar su creatividad. Además, deben establecerse ciertas restricciones o límites razonables que permitan al empleado y al negocio, en general, invertir el tiempo y los recursos en proyectos congruentes y reales.

Una forma de lograrlo es asignando a cada área del negocio un conjunto de lineamientos generales sobre las necesidades que no han sido satisfechas.

El reconocimiento a los empleados debe ser tangible, explícito y concreto. Lo ideal es otorgarles bonos o algún tipo de remuneración económica vía sueldo; sin embargo si el negocio no está en posibilidades de llevar a cabo este tipo de reconocimiento, debes recurrir a otro tipo de incentivos tales como premios, prestaciones, días de asueto, o, en última instancia, el reconocimiento verbal, escrito y público de la labor realizada. Nunca estará de más “echarle porras” a los empleados.

FUENTE: Nacional Financiera